Cuối tháng chính là lúc kế toán viên thực hiện việc luân chuyển chứng từ kế toán lương. Ban giám đốc sẽ dựa trên bảng này để phê duyệt rồi thanh toán lương đối với người lao động. Đừng bỏ qua những thông tin được chia sẻ sau đây nếu bạn chưa thực sự hiểu rõ về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương.
Thông tin cần biết về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương
Một quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương sẽ được thực hiện qua những bước sau:
- Dựa theo hợp đồng, doanh thu nhân viên trong tháng, kế toán tính số lương mềm cần trả cho mỗi đối tượng trên quy chế tài chính công ty.
- Phòng nhân sự tính lương, chấm công theo số ngày thực tế và ngày công làm việc.
- Phòng nhân sự lập một bảng lương lương công tác và căn bản phải trả.
- Kế toán thiết lập bảng lương doanh thu cần trả.
- Phòng nhân sự sẽ gửi cho kế toán bảng lương căn bản.
- Dựa trên bảng lương doanh thu và lương căn bản, kế toán tập hợp dạng bảng lương phải trả tổng hợp.
- Kế toán tính số BHYT, BHXH, BHTN, thuế TNCN cần khấu trừ trên NLĐ.
- Kế toán hoàn thành đầy đủ các khoản khấu trừ, chỉ tiêu phải trả, số tiền trên bảng lương còn lại.
- Kế toán thực hiện lập phiếu chi trong trường hợp chi lương tiền mặt. Trả lương thông qua Ngân hàng thì kế toán phải lập Ủy nhiệm chi.
- Người kế toán chuyển Ủy nhiệm chi tới ngân hàng hoặc chuyển Phiếu chi tới thủ quỹ.
- Thủ quỹ chi tiền.
- Người làm thủ quỹ sẽ chuyển tiền phiếu chi tới phòng nhân sự.
- Người của phòng nhân sự ký xác nhận và nhận tiền.
- Phòng nhân thiết lập bảng ký nhận lương.
- Nhân viên thực hiện ký xác nhận lương.
- Cuối cùng, nhân viên nhận lương.
Các phương pháp cần biết khi luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương
Khi luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương người ta sử dụng tới một số phương pháp sau:
Phương pháp hạch toán dạng tổng hợp những khoản trích dựa trên lương
Căn cứ quy định hiện hành và bảng lương, các khoản như kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, BHTN đưa vào đối tượng kế toán ghi, chịu phí có liên quan. Nợ 627, 641, 622, 642… Những đối tượng chi phí
- Có 3383: BHXH.
- Có 3382: Tức là kinh phí công đoàn.
- Có 3389: BHTN.
- Có 3384: BHYT.
Dựa trên quy định hiện hành, hàng kỳ khấu trừ BHYT, BHXH vào tiền lương cần trả cho công nhân viên, kế toán ghi:
- Có 3383: BHXH.
- Nợ 334: Phải trả cho CNV.
- Có 3384: BHYT.
Nộp kinh phí công đoàn, BHXH, BHTN, BHYT đối với cấp trên:
- Nợ 3383: BHXH.
- Nợ 3382: KPCĐ.
- Nợ 3389: BHTN.
- Nợ 3384: BHYT.
Phương pháp chi tiết hạch toán
Tài khoản sử dụng là TK 338 có nghĩa “Phải nộp, phải trả khác”. Loại này thường dùng vào mục đích phản ánh về tình hình thanh toán những khoản phải nộp, phải trả khác. Đồng thời, theo dõi doanh thu về những dịch vụ cung cấp đối với khách hàng doanh nghiệp chưa thực hiện.
Những nội dung liên quan tới kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản khác về lương. Trong tài khoản này sẽ có khoảng 8 tài khoản cấp hai như sau:
- TK 3382: Kinh phí công đoàn.
- TK 3381: Tài sản thừa đợi xử lý.
- TK 3387: Doanh thu chưa được thực hiện.
- TK 3384: BHYT.
- TK 3383: BHXH.
- TK 3386: Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn.
- TK 3389: BHTN.
- TK 3385: Phải thu cổ phần hoá về.
- TK 3388: Phần phải trả khác.
Phương pháp kế toán những khoản trích dựa trên lương
Hàng tháng, theo tỷ lệ đã quy định trích BHYT, KPCĐ, BHXH, BHTN.
- Nợ TK 334: Khấu trừ vào lương.
- Nợ TK 641, 623, 622, 627, 642: Tính vào chi phí.
- Có TK 338 (3383, 3382, 3386, 3384).
Khi mua thẻ BHYT, nộp BHTN, BHXH, nộp KPCĐ:
- Có TK 112, 111.
- Nợ TK 338.
Tính tiền BHXH (ốm đau, tai nạn, thai sản…) phải trả đối với công nhân viên. Cụ thể ghi như sau:
- Có TK 334: Phải trả NLĐ (3341).
- Nợ TK 338: Phải trả và phải nộp khác (3383).
Số KPCĐ, BHXH, chỉ tiêu ở cơ sở trong trường hợp chi không hết, phải nộp lại đối với cơ quan quản lý. Trong quá trình nộp ghi:
- Có TK 112.
- Nợ TK 338 (3383, 3382).
Chi tiêu tại đơn vị kinh phí công đoàn:
- Có TK liên quan: 112, 111…
- Nợ TK 338 (3382).
Nếu vượt chi nhưng được cấp bù ghi :
- Có 338 (3383, 3382).
- Nợ TK 112.
Kết luận
Phía trên là thông tin liên quan tới quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương bạn có thể tham khảo. Mong là các thông tin chia sẻ này sẽ phần nào giúp người đọc hình dung thêm về mảng kế toán.