Các quy định về thời gian sử dụng hóa đơn sau khi phát hành, đang là một vấn đề đau đầu với các doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại, bởi các quy định mới về việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Hãy cùng giải đáp những thắc mắc của bạn về vấn đề này qua bài viết sau đây.
Doanh nghiệp cần phát hành hóa đơn trước khi sử dụng
Trước khi tiến hành phát hành hóa đơn, doanh nghiệp và người muốn phát hành hóa đơn phải làm thông báo trước khi phát hành. Hồ sơ để làm thông báo phát hành bao gồm:
- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu của Thông tư số 26/2015/TT-BTC.
- Hóa đơn mẫu do nhà in cung cấp.
- Quyết định về việc cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đã đặt in của cơ cơ quan thuế.
Sau khi đã hoàn thành xong hồ sơ để thông báo phát hành, bạn cần phải bắt đầu tiến hành thông báo phát hành hóa đơn như sau:
- Bước 1: Trên phần mềm Hỗ trợ kê khai tiến hành làm thông báo phát hành.
- Bước 2: Bạn truy cập vào trang web: http://nhantokhai.gdt.gov.vn, tiến hành đăng ký nộp thông báo trên website.
- Bước 3: Cũng ở trên website http://nhantokhai.gdt.gov.vn, nộp hóa đơn mẫu qua mạng.
Khi tiến hành xong ba bước ở trên, bạn chỉ cần đợi phê duyệt của cơ quan thuế là đã xong bước thông báo phát hành hóa đơn.
Thời gian sử dụng hóa đơn sau khi phát hành
Với các quy định cũ thì doanh nghiệp thường sử dụng song song hai loại hóa đơn là hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ được ban hành ngày 12/9/2018 thì quy định bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Thời gian sử dụng hóa đơn sau khi phát hành được quy định cụ thể như sau:
Quy định về phát hành hóa đơn giấy sau bao lâu thì được sử dụng
Việc phát hành hóa đơn giấy sau bao lâu thì được sử dụng được quy định cụ thể tại Khoản 1, Khoản 4 Điều 9 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính, cụ thể như sau:
“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành”.
Cũng theo quy định tại Thông tư 39 thì ít nhất sau 05 nộp thông báo thì đơn vị đăng ký sẽ được sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, năm 2017 đã có Thông tư số 37 sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư 39/2014/TT-BTC và thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ tài chính đã thay đổi quy định này, cụ thể:
“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.
Như vậy, theo quy định mới nhất của pháp luật thì thì thời gian sử dụng hóa đơn sau khi phát hành đối với hóa đơn giấy là 2 ngày sau khi có thông báo phát hành.
Quy định về phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng
Hiện nay, theo quy định mới mà việc sử dụng hóa đơn điện tử nhận được rất nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp. Vì là quy định và phải chuyển đổi ồ ạt nên có rất nhiều thắc mắc đến từ các doanh nghiệp. Quy định về thời gian sử dụng hóa đơn sau khi phát hành đối với hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể:
Điều 14, Khoản 2, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:
“Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh”.
Và Điều 20, Khoản 2 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:
“Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế”.
Như vậy theo các quy định ở trên thì thời gian sử dụng hóa đơn sau khi phát hành là 01 ngày làm việc thì doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo có được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử hay không. Nếu được chấp thuận, hóa đơn điện tử sẽ được phép sử dụng ngay sau 1 ngày kể từ ngày đăng ký.
Các quy định về thời gian sử dụng hóa đơn sau khi phát hành có quy định cụ thể trong các điều Luật và các Thông tư, Hướng dẫn. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể tìm hiểu cụ thể được những quy định này, hy vọng qua những giải đáp ở trên sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình giải quyết được vấn đề về hóa đơn mà mình đang gặp phải.